Gerenciar processos dentro da empresa, com toda a equipe à disposição, já é uma tarefa difícil. E quando vamos para o cenário atual então, onde o home office domina nas organizações? Com certeza parece uma atividade impossível de ser realizada com maestria.

Embora trabalhar de forma remota seja uma ótima maneira de economizar tempo e dinheiro, à primeira vista só vemos desvantagens no aspecto organizacional. De fato, fica complicado gerenciar tantas informações ao mesmo tempo, o que pode diminuir a rentabilidade da sua empresa.

Para a nossa sorte, esse problema já tem ótimas soluções. Aliás, não é de hoje que o trabalho remoto é realizado: ele existe há décadas.

Veja algumas dicas valiosas para gerenciar processos na sua empresa mesmo com toda a equipe em trabalho remoto.

Gerenciar processos requer ótima comunicação

Em algumas organizações, o trabalho remoto acontece por e-mails e mensagens de aplicativos. Embora seja uma alternativa, existem inúmeras desvantagens. Em uma empresa de porte médio-grande, por exemplo, são necessárias várias trocas de informações, o que gera centenas de e-mails por dia. Haja tempo para ler tudo isso, não é verdade?

Além disso, é muito fácil perder o andamento dos processos pelo uso de e-mails. Mesmo que esse problema seja solucionado, algumas métricas quantitativas não poderão ser coletadas. Ou seja, há problemas graves nessa técnica.

Por mais que seja um desafio implementar a comunicação no home office, é preciso ter em mente que ela é um pilar importante para o seu fluxo de trabalho.

Você precisa se questionar se é melhor realizar a comunicação por e-mails ou via videoconferência? Será que é legal realizar uma chamada para toda e qualquer pequena dúvida durante o trabalho? Ambas são perguntas importantes. Em conclusão, busque adaptar uma forma de comunicação que seja rápida, prática e simples. A solução varia de acordo com cada caso.

Tenha acesso rápido a todos os processos que estão acontecendo

Um dos principais desafios do trabalho remoto é a dificuldade de saber, com precisão, sobre o acompanhamento das tarefas. Aliás, mesmo que a comunicação esteja implementada de forma assertiva, esse problema ainda será sentido.

Uma forma de contornar essa dificuldade é recorrer à tecnologia, como armazenamento na nuvem, que pode ser utilizado para compartilhar os processos, o que garante  acesso rápido e ao mesmo tempo. 

No entanto, mesmo assim alguns erros podem ocorrer, ou seja, não é algo 100% garantido e eficiente. Outro ponto importante é a quantidade de arquivos que serão usados. Por ser um serviço prestado para empresa, será necessário assinar pacotes para desfrutar de todos os benefícios da ferramenta. Algumas delas podem sair caro. Outro ponto importante é a segurança de informações no home office, que essas plataformas em nuvem podem não oferecer.

Documente cada etapa durante a produção

Ter o registro de cada etapa concluída ajuda bastante na hora de gerenciar processos. A razão disso é simples: seus colaboradores evitam o embaraçoso ato de retrabalho. Acredite: isso é mais comum do que parece dentro das empresas.

Uma ferramenta interessante é o Excel. Você pode criar uma planilha específica para essa atividade. Dessa forma, assim que uma nova etapa for concluída, basta marcá-la na planilha.

Um dos problemas com isso é que, conforme o tempo for passando, o acúmulo de atividades será imenso. Além disso, em uma organização com muitos colaboradores, é humanamente impossível manter o registro de tudo com precisão.

Treine a equipe para o uso adequado das ferramentas

Não tem como chegar na empresa e obrigar todo mundo a usar uma nova tecnologia. Mesmo que seus colaboradores sejam rápidos em aprender, eles ainda vão levar semanas para dominar as novas ferramentas.

Trabalhar com uma equipe remota que não compreende todas as potencialidades das ferramentas significa perder oportunidades. 

Pense nas dúvidas que vão surgir, no mau uso das ferramentas e nas gambiarras que os colaboradores vão fazer. Tudo isso leva tempo para ser solucionado; o problema é que tempo é dinheiro.

Dê espaço para que todos da equipe tenham voz

Um dos pontos essenciais para gerenciar processos com maestria é dar voz para todos os integrantes da equipe. Dessa forma, cada um deles poderá contribuir de acordo com sua especialidade. Até mesmo sugestões para melhorar a gestão do trabalho podem aparecer.

A ideia principal é fazer com que os membros da equipe se sintam como no escritório. Ou seja, mesmo distantes eles devem ter a liberdade de conversar com os colegas de equipe, caso seja necessário.

Gerenciar processos requer uma ferramenta específica

Como ficou claro ao longo do texto, você precisa de vários programas para conseguir gerenciar processos na empresa — e ainda terá dificuldades.

No entanto, deixamos o melhor para o final: você pode contar com uma ferramenta específica para essa atividade; elas são chamadas de gerenciadores de tarefas.

Com valores de anuidade que cabem no bolso, você garante uma ótima comunicação com a equipe, anexa arquivos importantes, sabe exatamente sobre o fluxo de trabalho, documenta todas as etapas e ainda recebe relatórios sofisticados.

Essas ferramentas são tão avançadas que podem ser usadas no computador, tablet e até no celular. O melhor de tudo é que você obtém todos os benefícios e só paga por uma ferramenta.

Com certeza sua empresa terá ótimos resultados ao adotar essa tecnologia para gerenciar processos!

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